En estos tiempos, todas las instituciones se han visto en la necesidad de cambiar. Organizaciones grandes como pequeñas deben adaptarse al mundo que las rodea para mantenerse vigentes, eficientes y competitivas. Las instituciones de salud, ya sean hospitales, clínicas, laboratorios o aseguradoras, son de las más afectadas por el cambio constante. Nuevos sistemas, nuevos tratamientos, nuevas regulaciones o incluso, nuevas personas, generan alteraciones en las actividades del día a día y en algunos casos, cambios organizacionales con impactos en toda la institución.
La pandemia es uno de los cambios más fuertes que se han vivido en el ultimo tiempo. Ha obligado a organizaciones en todo el mundo a descifrar cómo seguir operando sin poner en riesgo a sus trabajadores ni a sus clientes. Por supuesto, las instituciones de salud son las que más han tenido que cambiar para poder satisfacer las tremendas exigencias a las que son enfrentadas. Y a pesar de la gran vocación de servicio de los equipos clínicos, la resistencia al cambio es una respuesta casi biológica ante situaciones nuevas.
"Una de las formas más comunes de superar la resistencia al cambio es educar a la gente de antemano." John P. Kotter
La resistencia al cambio es cualquier comportamiento que desacredite, demore o prevenga la implementación de un cambio. Es decir, cualquier obstáculo que impide implementar (exitosamente) un cambio. Esta resistencia normalmente será causada por personas, pero también lo será por procesos demasiado rígidos o por sistemas desactualizados.
Como mencionamos en este artículo, hay muchos factores que contribuyen a la resistencia al cambio. Factores como el aumento de estrés, la falta de entendimiento o diferentes percepciones de la necesidad del cambio aumentan esta obstaculización a transformaciones que a veces son tan necesarias.
Entonces, dado que el cambio es inevitable, es necesario no solo saber que se va a generar resistencia, sino que también tomar medidas para evitarla, y si no es posible, disminuir su impacto, logrando que los equipos puedan aceptar el cambio colectivamente. Entonces, ¿cómo vencer la resistencia al cambio?.
¿Cómo disminuir la resistencia al cambio?
“El cambio casi nunca falla porque es demasiado pronto. Casi siempre falla porque es demasiado tarde." Seth Godin
Promover participación de las personas
Muchos expertos consideran que esta es una de las estrategias más efectivas para reducir o superar la resistencia al cambio. Al considerar la participación de los involucrados, se generan instancias para que las personas tomen un rol activo en la planificación y/o implementación del cambio a realizar.
Es cierto que esto puede tomar tiempo, pero la probabilidad de implementar cambios exitosamente aumenta bastante. Por otro lado, se reduce la incertidumbre de los involucrados al poder ver e influir el camino del cambio, además de lograr que las personas se sientan más consideradas y escuchadas, al tener tiempo para dar su opinión y expresar sus preocupaciones, temores y sugerencias. Considerando esto, es esperable que la gente sea más receptiva con los cambios que la institución necesita.
Introducir el cambio lentamente
Esta es probablemente una de las formas más fáciles de reducir la resistencia al cambio. Al comunicar con tiempo y de manera lenta el cambio, los equipos tienen tiempo para ajustarse a los cambios necesarios, para buscar más información y entender cuál será su rol en esta nueva situación.
Además, permite determinar la necesidad de más educación o entrenamiento, dependiendo de cuál sea la respuesta que se ve en los equipos.
Educar y facilitar
Educar a las personas sobre la necesidad del cambio y sus potenciales beneficios es muy importante y puede disminuir la resistencia. Esta educación debe ser adecuada según el nivel de participación del trabajador en el proceso de cambio y también considerando el potencial impacto que la transformación tendrá en el día a día de la persona. La información sobre el cambio debe ser entregada regularmente, ya sea con presentaciones, conversaciones o usando los canales e instancias que cada unidad ya use.
Por otro lado, cualquier acción que pueda facilitar el proceso de cambio debe ser considerada. Acciones como anunciar un cambio planificado con el tiempo suficiente para que las personas se adapten, o establecer una instancia segura para plantear preocupaciones y sugerencias.
Generar confianza
La generación de confianza entre quienes promueven el cambio y los involucrados es vital para que se generen transformaciones exitosas. Para que esto ocurra, una comunicación clara y transparente debe ser cuidada y mantenida durante todo el proceso de cambio. Esto disminuirá la incertidumbre y los malentendidos, además de permitir aclarar expectativas.
La clarificación de potenciales dudas y miedos sobre el cambio que está por ocurrir, a través de una comunicación abierta y sincera, puede disminuir la resistencia que generan aquellos elementos que producen reserva en los involucrados.
Dar apoyo adicional
Algunos de los involucrados en los cambios necesitan más ayuda para aceptarlos. Dar apoyo adicional no es normalmente considerado como una estrategia para reducir la resistencia, pero el apoyo adicional puede reducir la ansiedad y el temor a lo desconocido o al cambio mismo.
Este apoyo puede tomar muchas formas, como escuchar activamente a los problemas y sugerencias de los involucrados, educación o formación extra, equipo adicional durante los periodos de cambio o una reducción de la carga laboral.
BONUS: Usar un agente de cambio externo
Otra alternativa puede para reducir la resistencia al cambio es usar un agente de cambio externo. Una persona de fuera de la organización tendrá una visión objetiva de la situación y puede tomar la responsabilidad de introducir el cambio, ayudando a facilitar su aceptación.
A pesar de que la evaluación de la situación actual y planificación del cambio desde un agente externo serán más objetivas, no reemplazan la inclusión de las personas impactadas por el cambio, en particular en el periodo inicial del proceso de transformación. Por lo que, el involucramiento de aquellos que el cambio impactará siempre será vital para que dicho proceso de transformación sea exitoso.
Cualquier tipo de cambio que ocurra en una institución, sea organizacional o de actividades más cotidianas, traerá consigo inquietudes, miedos e incertidumbre, pero también puede traer esperanza y emoción. Por lo que es aconsejable tomar el cambio no como una amenaza, sino como una oportunidad de generar un mejor lugar de trabajo y un mejor servicio para los pacientes.
La resistencia no solo debe ser esperada, debe ser anticipada y considerada en la planificación. Es importante que los promotores del cambio sepan las potenciales razones por las que se produce la resistencia y que se familiaricen con estrategias que les permitan reducir su impacto.
Este artículo menciona simples estrategias que ayudarán a reducir o manejar potenciales resistencias que pudieran impedir un proceso de cambio eficaz. Por supuesto, pueden ser utilizadas combinadas, de hecho la combinación de varias estrategias ayudará a que las transformaciones de la organización sean exitosas.
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